Hilfsnavigation

Zweckverband
Südwestfalen-IT

Sonnenblumenallee 3
58675 Hemer

Telefon: 0271 77345-0
Telefax: 0271 77345-199
E-Mail: info@kdz-ws.net

De-Mail: info@kdz-ws.de-mail.de

DMS-Nachfrage steigt an - eine Bilanz nach zwei Jahren Projekt

Nur zwei Jahre nach der Entscheidung für das Dokumentenmangementsystem (DMS) enaio© der Firma Optimal Systems hat die KDZ Westfalen-Süd alle ausgeschriebenen Pilotprojekte erfolgreich abgeschlossen.

Mehr noch: Neben den zehn Pilotprojekten zur Einführung einer elektronischen Akte - zum Teil mit Anbindung an Fachverfahren aus den Bereichen Bau, Finanzen und Personalwesen – haben unsere Projektleiterinnen Jutta Helsper und Nicole Seelbach in der Pilotphase zusätzliche Projekte umgesetzt und weitere Arbeitsplätze ausgestattet. Zu den Zusatzprojekten gehörten unter anderem ein mobiler Client (App) und eine TAPI-Schnittstelle zur Anbindung an die Telefonanlage. Für 2017 sind erste Projekte mit dem Thema Workflow angesetzt.

Möglich macht dies eine standardisierte Vorgehensweise, die dennoch genügend Spielraum für individuelle Wünsche der Kommunen bietet. Vom ersten Workshop bis zum Echteinsatz vergehen zirka drei Monate: inklusive Testphase, Schulungen und Abnahme durch den Kunden. Für die Umsetzung eines Erstprojektes sind KDZ und Hersteller mit zirka zehn Beratertagen involviert.

„Ist der erste Schritt gemacht, sind für die Erweiterung auf andere Abteilungen neben neuen Lizenzen nur noch Schulungen für die Mitarbeiter erforderlich und somit geht es noch schneller. Ein weiterer Vorteil ist, dass bis zu vier Kommunen gleichzeitig teilnehmen und sich die Kosten für Schulungen und Workshops teilen.“, so Nicole Seelbach.

Kein Wunder, dass nach nur 24 Monaten bereits zwölf Kommunen über 350 Arbeitsplätze mit dem DMS ausgestattet haben und die Nachfrage konstant hoch ist. Die KDZ setzt enaio© im Rechenzentrumsbetrieb auf einem zentralen mandantenfähigen System ein.